Каждый офисный служащий за время своей работы сталкивается с огромнейшим количеством важной документации. И, зачастую, всю эту документацию требуется сохранить в целости на длительное время. Конечно, сейчас любой желающий может оцифровать информацию, и хранить ее на электронном носителе, но кто даст гарантию, что она не пропадет из-за каких-либо проблем с компьютером или флешкой? Именно для предотвращения потери важных данных и информации, и создана такая служба, как архивное сохранение документации.

Сейчас многие компании готовы предоставить свои услуги по хранению документов, их обработку и удаление ненужной документации. Тем, кто спросит, зачем вся эта морока, предлагаем вспомнить, как долго можно искать одну единственную бумажку в пределах собственной квартиры. А теперь умножьте количество потраченного времени и нервов в десять раз – и вы получите ответ на свой вопрос. Архивное сохранение документации значительно облегчает работу с ней: во-первых, в офисе будет храниться только актуальная информация, во-вторых, обычно, сохраненная документация строго каталогизируется, и вы всегда можете найти нужные данные, например, за прошлый год, или позапрошлый квартал, не перерывая, при этом, тонны бумаг. И, в-третьих, полностью исключается любая утечка информации, так как в таких компаниях на первом месте стоят конфиденциальность и безопасность.

Кроме того, как уже было сказано выше, в перечне услуг есть и графа удаление. И это отнюдь не лишнее – у многих предприятий и государственных учреждений очень высокие требования к обеспечению безопасности и предотвращению утечки важной информации. В таком случае, уничтожение документов в соответствии с положениями нормативно-правовой базы выполняется третьими лицами с сохранением конфиденциальности.